Od organizatora s ljubavlju: Kronologija nastanka jednog GRAWE Noćnog maratona

od-organizatora-s-ljubavlju

Utrka poput GRAWE Noćnog maratona ne događa se preko noći (iako se po noći održava). Organizacija traje cijelu godinu, a kako to točno izgleda pročitajte u članku iz pera organizatora.

Prošlo je tek nekoliko dana od 5. GRAWE Noćnog maratona. Dok većina trkača polako pakira dojmove u torbe i u mislima je u nekim drugim trkama koje nas čekaju na jesen, mi tek sada polako privodimo kraju post-radnje vezane uz organizaciju kao što su stavljanje slika na Facebook, videa, ispravke rezultata.

Pritom nam je palo na pamet podijeliti sa svima proces nastanka utrke poput GRAWE Noćnog maratona i odgovoriti na pitanja koja ste nam znali postavljati prethodnih mjeseci. Kad kreću pripreme za utrku? Koji su prvi koraci? Koliko prije naručujete stvari iz startnog paketa?

Donosimo vam kronologiju nastanka jednog GRAWE Noćnog maratona, iz mjeseca u mjesec.

TEKUĆA GODINA (2018.)

Mjesec dana nakon utrke:

Odrađujemo sastanke i stavljamo na papir što je bilo dobro, a što možemo poboljšati sljedeće godine. Radi se skica stvari na kojima bi trebalo poraditi. Rekapituliramo ovogodišnju utrku i pozdravljamo se na neko vrijeme.

Studeni:

Polako se rađa ideja, odnosno tema utrke za sljedeću godinu. Nekad već u ovo vrijeme dođe slogan i vizual, ali najčešće tek gruba skica na papiru u kojem smjeru ćemo krenuti s razradom priče.

Prosinac:

Logo utrke za sljedeću godinu poprima oblik i kreće razrada priče oko utrke. Ovo je proces koji potraje neko vrijeme jer sve mora imati smisla, izgledati fora i biti upotrebljivo i kao vizual za medalju i kao dizajn za majicu i narukvice. Još uvijek je sve na računalu dizajnera da se ostali članovi organizacijskog tima ne bi preplašili svim mogućim razradama teme.

SLJEDEĆA GODINA (2019.)

Siječanj:

Održava se sastanak organizacijskog odbora na kojem se dogovara sa čime idemo u startne pakete, kako ćemo prezentirati utrku, kada otvaramo prijave, koji su limiti po utrkama i ostalo. Ovdje se prezentira logo i slogan utrke svima koji su uključeni u organizaciju.

Veljača:

Prve Excel tablice s budžetima su spremne. Raspravlja se koje stvari nam trebaju, a koje su suvišne. Predlažu se novotarije, svađamo se oko toga što bi se trkačima moglo dopasti ili ne i utrka počinje malo po malo poprimati svoj oblik.

U ovom periodu gotov je nacrt medalje i majice i do kraja definiran slogan utrke. Razrađuje se taktika kad krećemo s najavom na društvene mreže.

Ožujak:

S obzirom da je GRAWE Noćni maraton utrka koja ima jak humanitarni karakter, oko ovog vremena radi se strategija oko prikupljanja kilometara i udruge kojoj će sredstva biti donirana. Vezano uz to, pokreće se komunikacija s odgovornima iz te udruge kako bi pravilno plasirali informacije na društvene mreže i web kad za to dođe vrijeme.

Travanj:

Ovo je mjesec kada inače krećemo s otvaranjem prijava i kad imamo spremne sve marketinške materijale – izgled medalje i majice, banere i slike, definirane narukvice koje će biti u startnom paketu, cijene startnina prema krugovima prijava i sl. To je mjesec kada i vi saznajete temu ovogodišnje utrke i tu kreće početni dio glavnih priprema za utrku.

Svibanj:

Sad se aktivnost oko utrke najčešće svodi na komunikaciju preko društvenih mreža. Još uvijek nemamo dovoljno informacija o broju prijavljenih, pa ne možemo formatirati narudžbe za startne pakete. Ali, čak i ovako rano, može se vidjeti trend prijava, kao i povratna informacija od strane trkača po pitanju novog dizajna i nove priče.

Lipanj:

Krećemo u drugi krug prijava i stvari postaju prilično “frkovite”. Kreću vaši mailovi, upiti na Facebooku. Mi polako kontaktiramo proizvođače i šaljemo da se rade uzorci svih artikala koji će vam biti u startnoj vrećici.

Ovo vrijeme koristimo da prođemo kroz pozicije elemenata u startno ciljnom prostoru, izgled koridora, kontakte sa sponzorima i nerijetko šećemo po Bundeku i razmišljamo što bi moglo gdje stajati.

Srpanj:

Mjesec u kojem poludite i krenete se prijavljivati kao da nema sutra! Svakodnevno vas ažuriramo, trudimo se ne preskakati vaše uplate i odgovaramo na tone vaših mailova.

U ovom mjesecu moramo naručiti većinu stvari da bi na vrijeme stigle u Zagreb i to je ponekad kockanje jer je teško predvidjeti koliko će vas se još prijaviti do završetka prijava. Zato tada naručimo dio i dogovorimo s proizvođačima da ćemo zadnji (manji) dio naručiti početkom kolovoza. Nisu baš najsretniji, ali navikli su se već na nas.

Također, sad je već dogovorena pozornica za utrku, reflektori, sponzori, pivo i svašta nešto. Kraj srpnja mora doći, a da znamo apsolutno sve o utrci – tko će na njoj biti (od organizacije, sponzora i opreme) i gdje će tko stajati u datom trenutku. Teoretski. Praksa je uvijek malo drugačija.

Kolovoz / početak:

Prijavljivanje je na vrhuncu, svi žure ugrabiti svoje mjesto, a mi prebrojavamo koliko čega još moramo naručiti. Kontaktiraju se svi kooperanti da se provjeri da nije neka firma propala ili da se vlasnik nije odselio na Bahame. Kontaktiramo sponzore da ih pitamo za zdravlje, pregledavamo ekselicu po stoti put. Nekad i više.

Kolovoz / sredina:

Dok je većina ljudi na moru, mi zatvaramo prijave i kreće finiš s dodatnim narudžbama koje redovito stižu u Hrvatsku par dana prije utrke. Sve opet brojimo nekoliko puta ne bi li se slučajno potkrala koja greška koja se uvijek potkrade.

Lagano smo nervozni jer ne znamo hoće li sve stići. Sponzori su nervozni jer ne znaju hoće li sve biti u redu. Prognostičari su nervozni jer ih zovemo svaki dan i pitamo za prognozu. Tehnika čupa kosu jer ne zna koje stablo ofarbati u plavo, a koje u crvenu boju. Sve u svemu, još uvijek nema žrtava i sve ide svojim tokom.

Kolovoz / kraj:

Svi smo već totalno ludi i nervozni, ali ujedno shvaćamo da je sve na svome mjestu, da su sve stvari stigle u Hrvatsku, da će sponzori postaviti svoje šatore na vrijeme, da su ograde na putu za Zagreb i da će pozornica izgledati super. Počinju nas lupati endorfini i sretni smo što je sve dobro prošlo.

Dan prije utrke dijelimo startne pakete, smijemo se zajedno s vama, zatvaramo podjelu paketa i sretni idemo doma na spavanje.

DAN UTRKE:

Sve smo složili puno sati prije i dočekujemo vas na Bundeku. Tu i tamo neka reklamacija u vezi zagubljene prijave ili premale majice, no sve u svemu, sve ide kao podmazano. Kreće program, vi ste dobre volje, voditelji su dobre volje, sponzori su dobre volje, mjeritelji vremena na aparatima jer ne znaju hoće li sistem raditi ili ne. Utrka kreće, sistem radi, sad su i mjeritelji dobre volje.

Negdje oko deset sati svi smo umorni i iako je sve prošlo dobro, svi se međusobno posvađamo bez ikakvog konkretnog razloga da bi se petnaest minuta kasnije grlili i priznali da se volimo najviše na svijetu. Vi odete doma, mi pospremimo šatore, napustimo Bundek i zaspimo.

DAN NAKON UTRKE:

Zvoni telefon u 8 ujutro i pita sponzor gdje mu je frižider koji ga je trebao čekati nakon utrke na Bundeku. Ne da ne znamo koji je frižider u pitanju, nego ne znamo o kojoj utrci on priča. Ponovno zaspemo i kad se probudimo čeka nas poruka da je frižider nađen jer ga je netko stavio iza onog drvenog kioska. U isto vrijeme smo i sretni i nekako prazni. Sve je gotovo.

Taman se malo posložimo u glavi, odradimo neke utrke koje su došle nakon Noćnog i prije nego što smo se uspjeli okrenuti, kreće opet:

Mjesec dana nakon utrke:

Odrađujemo sastanke i stavljamo na papir što je bilo dobro, a što možemo poboljšati sljedeće godine. Radi se skica stvari na kojima bi trebalo poraditi…

Ako ste gledali film “Beskrajan dan”, shvatit ćete.

Vidimo se 2019. godine!

Puno vas voli vaša Noćna ekipa.

(Naslovna fotografija: Damir Senčar)

Start typing and press Enter to search